Configuración de Archon

Teniendo en cuenta que se tratará de adaptar un sistema de gestión de archivos desarrollado con la concepción norteamericana, se hace necesaria una correcta configuración para la adaptación a las necesidades de la archivística española. Si bien es conveniente realizar estos cambios que responden a una rectificación de ciertas traducciones, conceptos y estructuras documentales que no siempre están concebidas de la misma manera. A continuación se incide en los aspectos de configuración previa esenciales para el buen funcionamiento de Archon.

Administración de Archon: Configuración de Archon

• Longitud Mínima del Identificador de Clasificación: 0
• Longitud Mínima de un Identificador de Colección: 0
• Longitud Mínima de los Identificadores de Contenido Digital: 0
• Vista Preliminar Largo – Tamaño Máximo: 4000 KB
• Vista Preliminar Corto – Tamaño Máximo: 100 KB
• Longitud Máxima de la Opción Relacionada: 30
• Límite de los Resultados de Búsqueda: 100
• Ancho de la Miniatura de Imagen – Mediano: 400
• Ancho de la Miniatura de Imagen – Pequeño: 100

 Administración de Archon: Mis Preferencias

• Widgets de Mis Preferencias: Marcar y ordenar los módulos de uso más frecuente. Por ejemplo la libreta de apuntes personal, las listas de contenido digital y las listas de colecciones.

Administración de Archon: Módulo de Grupo de Usuarios

• Administrators: Administradores
• Denied Users: Usuarios con Acceso Denegado
• Power Users: Super Usuarios
• Read-Only Users: Usuarios de Sólo Lectura
• Users: Usuarios

Paquete de Adquisiciones: Módulo de Prioridades de Procesamiento

• Transferencia Urgente/Inmediata
• Transferencia en Curso
• Transferencia Cancelada
• Transferencia Paralizada

Paquete de Colecciones: Utilice el Módulo de Unidades de Medida

• Boxes: Cajas
• Cubic Feet: m3, Metros Cúbicos
• Folders: Carpetas
• Items: Elemento de dimensión Variable. (A determinar por el archivo)
• Letters: Correspondencia. Formato/Extensión Carta
• Linear Feet: Metros Lineales
• Photographs: Fotografías. Formato/Extensión Foto.

Paquete de Colecciones: Módulo de Nivel/Contenido

• Box: Caja / Nivel Físico
• Folder: Carpeta / Nivel Físico
• Item: Elemento / Nivel Intelectual o Físico en función de las unidades de medida.
• Series: Serie / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Sub-Series: Subserie / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Fracción de Serie: Fracción de Serie / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Fondo: Fondo / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Subfondo: Subfondo / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Sección: Sección / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Subsección: Subsección / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Expediente Simple: Expediente Simple / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Expendiente Compuesto: Expediente Compuesto / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si

Paquete de Colecciones: Módulo de Tipos de Material
Por un lado determinar los parámetros conforme a la concepción original de Archon, definiendo el carácter o naturaleza de la documentación que se pretende describir. Es la opción recomendada para un uso general de la aplicación.

• Official Records: Documentación Oficial
• Personal Papers: Documentación Personal
• Publications: Publicaciones Generales

Paquete de Biblioteca Digital: Módulo de Tipo de Archivo
Por norma general no requiere de modificaciones específicas. Incluye los principales formatos de archivos, tanto de imágen, como ofimático, multimedia o digital. En caso de que se trabaje con documentación electrónica, cuya extensión no es reconocida, se deberá añadir en este apartado.

• Formatos por defecto: AVI, BMP, XLS, GIF, JPG, MIDI, MP3, MPEG, PDF, PNG, PPT, MOV, RAR, TIFF, WAV, WMA, WMV, DOC, WPD, ZIP

Paquete de Investigación: Administrador de Motivos de Visita

• Administrative: Trabajo Administrativo
• Classroom: Clase
• Dissertation: Investigación o Estudio Doctoral
• Historical Research: Investigación Retrospectiva
• Personal: Personal

Paquete de Investigación: Administrador de Tipos de Investigador

• Administrative Staff: Técnico de Archivo, Personal del Archivo, Personal Administrativo
• Faculty: Facultativo, Licenciado, Doctorado, Doctorando
• Public: Público General
• Student: Estudiante Universitario

Paquete de Materias: Módulo de Tipos de Materia

• Corporate Name: Nombres de Entidades. (Pensado para generar un índice de autoridades corporativas que por su condicion, pueden formar parte de los sujetos productores de la documentación) Necesario para determinar la tipología del sujeto productor según ISAAR-CPF.
• Date: Fecha. (Pensado para indizar fechas predominantes o de interés para la recuperación y descripción de una agrupación documental)  Tipo de Descriptor NO establecido en las normas ISAD-G.
• Family Name: Nombre de Familias. (Pensado para generar un índice de autoridades de nombres de Familias, que por su condición, pueden formar parte de los sujetos productores de la documentación.) Necesario para determinar la tipología del sujeto productor según ISAAR-CPF.
• Function: Función. (Concebido para servir en el desarrollo del cuadro de clasificación funcional, permite definir las funciones del sujeto productor conforme se presentan las agrupaciones documentales) Tipo de Descriptor establecido en las normas ISAD-G.
• Genre/Form of Material: Género o Forma del Material. (Permite definir los tipos de documentos que pueden encontrarse en una agrupación documental como un expediente simple o compuesto). Se recomienda introducir los siguientes valores:
• Según la Naturaleza de la Documentación: Documentación Administrativa, Documentación Histórica, Documentación Jurídica, Documentación Notarial, Documentación Eclesiástica.
• Según el tipo documental específico: Oficio, Solicitud, Alegación, Propuesta de Resolución, Resolución, Informe, Proyecto, Estudio, Certificado, Minuta, Borrador, Acta, Actas Capitulares, Registro, Correspondencia, Cartas, Cartas Reales, Escrituras Notariales, Provisiones, Notas, Comunicaciones Internas, Acuerdos, Diligencias, Denuncias, Recursos
• Geographic Name: Lugar, Localizaciones Geográficas. (Facilitan la creacción de un índice geográfico, que facilita la gestión de términos toponímicos)
• Occupation: Puestos atendiendo a Funciones. (Permite definir los puestos correspondientes a una serie de funciones que describen fielmente la razón de ser del documento archivístico. Dependerá del cuadro de clasificación orgánico y funcional del sujeto productor)
• Personal Name: Nombre de Persona. (Pensado para generar un índice de autoridades de nombres de Personas, que por su condición, pueden formar parte de los sujetos productores de la documentación.) Necesario para determinar la tipología del sujeto productor según ISAAR-CPF.
• Title: Título. Permite de forma opcional indizar descriptores clave que se encuentren en el título de la agrupación documental.
• Topical Term: Materia. Permite indizar la agrupación documentación, por medio de materias.